Bij het legaliseren wordt er gecontroleerd wie de handtekening zet. In de praktijk van de notaris is dit de legalisatie van een handtekening.
Afhankelijk van het doel waarvoor de legalisatie moet plaatsvinden, kan dit bij verschillende organisaties. Je kunt altijd legaliseren bij een notaris.
Het identiteitsbewijs (ID bewijs) is een door de overheid afgegeven officieel identiteitsbewijs, zoals een origineel en geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Dit heb je nodig als je voor het eerst bij de notaris komt voor het opmaken van stukken (legalisatie). Er is een reeks documenten die we in Nederland een geldig identiteitsbewijs noemen.
Het VIS Verificatie Identificatie Systeem is het systeem waarin een notaris het identiteitsbewijs van de klant controleert. Dat doet hij of zij voor hij of zij werkzaamheden voor jou gaat verrichten. Dit doet de notaris ook bij legalisatie.
Met dit systeem controleert de notaris of het identiteitsbewijs waarmee de klant zich bij de notaris identificeert geldig, gestolen of vermist is. De notaris brengt kosten in rekening voor deze VIS controle. Meestal zitten deze kosten in de post identificatie en controle. Een geldig identiteitsbewijs is bijvoorbeeld een paspoort, rijbewijs of ID kaart.
Legaliseren is letterlijk het “wettelijk maken”. In de praktijk van de notaris is dit de legalisatie van een handtekening.
Afhankelijk van het doel waarvoor de legalisatie moet plaatsvinden kan dit bij verschillende organisaties. Je kan altijd legaliseren bij een notaris. Zwaardere legalisaties kunnen alleen bij een notaris. De legalisatie in het kader van de WWFT kan ook bij de bank plaatsvinden.
Doordat je bij de bank een uitgebreide controle bent doorlopen kan je met behulp van je bankrekening je ook legaliseren via iDIN. Dat is een proces dat vergelijkbaar is met betalen via iDEAL | Wero.
De legalisatie voor een Verklaring van Erfrecht kan eventueel ook op ieder gemeentehuis plaatsvinden. Dat is goedkoper dan bij een notaris. Informeer dus vooraf waar je de handtekening kan legaliseren.
De WWFT staat voor de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme. De notaris is gebonden aan de WWFT. Op basis daarvan moet de notaris melding maken van (voorgenomen) ongebruikelijke geldtransacties. Dit is de meldingsplicht van de notaris. Bijvoorbeeld bij het (ver)kopen van onroerend goed, het oprichten van rechtspersonen of het (ver)kopen van ondernemingen. Ongebruikelijke transacties meldt de notaris aan de opsporingsdienst Financial Intelligence Unit.
Verder moet de notaris op grond van de WWFT de identiteit van cliënten controleren met een geldig identiteitsbewijs en, zo nodig, verder onderzoek verrichten. Hiervoor beschikt de notaris over toegang tot het VIS.
Een legitimatiebewijs is een schriftelijk document waarmee je vaststelt wat de identiteit van de houder is. Formeel heet het een identiteitsbewijs. Op een legitimatie staat een foto en andere gegevens. Geldige legitimaties in Nederland zijn een:
Een legitimatiebewijs is een breder begrip. Een OV chipkaart legitimeert je om met het OV te reizen. Maar de kaart is geen identiteitsbewijs.
Het handelsregister is een overheidsregister van rechtspersonen. Doel is om het handelsverkeer te ondersteunen.
In het register zijn de formele kenmerken van een organisatie terug te vinden. Zoals bijvoorbeeld adres, bestuurders en de bevoegdheden van bestuurders. De Kamer van Koophandel beheert het register. Daarom rekent die een eenmalige inschrijvingsbijdrage aan alle rechtspersonen.
Alle rechtspersonen zijn verplicht om zich in te schrijven in het handelsregister. Daarnaast moeten zij er voor zorgen dat hun gegevens actueel zijn.
Het register is natuurlijk online. Je kunt het raadplegen en tegen betaling kun je een uittreksel kamer van koophandel opvragen. Voor inschrijving in het Handelsregister moet je een geldige legitimatie hebben. Als de notaris de akte inschrijft dan doet hij de legalisatie.
Vroeger was er een apart register voor stichtingen : het stichtingenregister. Nu is dat geïntegreerd in het handelsregister.
Het handelsregister is tegenwoordig een landelijk register. De nummering is daarop aangepast. Je hoeft dus niet meer te melden bij welke regionale Kamer van Koophandel je bent ingeschreven. Bijvoorbeeld de oude notering: ingeschreven onder nummer 100 bij de Kamer van Koophandel Utrecht . Die kun je nu wijzigen, daartoe verwijder je de plaats.
Lees meer over het handelsregister bij de kamer van koophandel.
Door een volmacht te verlenen kun je aan een ander de bevoegdheid geven om in jouw naam rechtshandelingen uit te voeren. Volmacht is dus een vorm van vertegenwoordiging. Als jij de toestemming geeft dan ben je de volmachtgever en is de ander de gevolmachtigde.
Er zijn verschillende vormen die je kan onderscheiden.
Om een geldig document op te stellen moet de notaris controleren of de handtekening echt is en of de persoon die heeft getekend zich heeft gelegitimeerd (legalisatie).
Legalisatie is een verklaring van de notaris, of een andere functionaris dat de handtekening onder een document door jou gezet is. Tegelijk is vastgesteld dat jij je daarbij hebt gelegitimeerd met een geldig ID bewijs. Op deze manier kun je een document ondertekenen, of volmacht geven om een document namens jou te ondertekenen zonder dat je in persoon bij de notaris komt die dat document opstelt.
Doel van het legaliseren is voorkoming van fraude en witwassen, dat is geregeld in de WWFT.
De oprichters van een stichting komen niet allemaal naar de notaris in Den Haag. Zij geven een volmacht en legalisatie op een notariskantoor in hun woonplaats.
De volmachten, legalisatieverklaringen en een kopie van het ID bewijs worden opgestuurd naar de notaris in Den Haag. Die richt de stichting dan op.
