Waarom notuleren bij vergaderingen?

Waarom notuleren bij vergaderingen?

Home » Waarom notuleren bij vergaderingen?
8.5
Waarom zou je notuleren?

Notuleren van vergaderingen is niet verplicht. Het is wel heel verstandig om minimaal de besluiten vast te leggen. Dat voorkomt discussie achteraf en vormt een bewijs. Dat kan weer van belang zijn bij conflicten of aansprakelijkheid. Een besluitenlijst is verplicht bij een algemene vergadering van aandeelhouders.

Notulen opstellen

Waarom notuleren bij vergaderingen? Is dat verplicht en zo nee wat is dan een reden om te notuleren. De wet verplicht niet tot het opstellen van notulen bij vergaderingen. In de statuten kan een regeling zijn opgenomen over het opstellen van notulen. De wet stelt wel verplicht om een besluitenlijst te maken van de algemene vergadering van aandeelhouders bij een BV.

cijfer een

Duidelijkheid over vergadering

Notulering kan misverstanden, onduidelijkheden of discussie na de vergadering voorkomen. In notulen leg je duidelijk vast wat op de vergadering is besproken. Zo kan achteraf makkelijk worden teruggelezen en bewezen wat is besproken.

cijfer twee

Notulen als bewijsmiddel

Daarnaast kunnen notulen ook dienen als bewijs bij procedures. De notulen kunnen dienen als bewijsmiddel dat er wel of geen sprake is van onbehoorlijke taakvervulling door een bestuurder. Het is daarom verstandig om notulen zorgvuldig op te stellen. Zorg bijvoorbeeld voor voldoende informatie over de inhoud van de vergadering en de aanwezigen. Voor extra bewijskracht kan je de notulen door een notaris laten vastleggen in een notarieel proces-verbaal.

cijfer drie

Besluitenlijst

Voor het bestuur van een Naamloze en Besloten Vennootschap is het wettelijk verplicht om een besluitenlijst te maken. Dat is niet hetzelfde als notulen. Op de besluitenlijst staan de besluiten die zijn genomen door de algemene vergadering van aandeelhouders. Het niet bijhouden van een besluitenlijst is een strafbaar feit.

Heeft onze uitleg je verder geholpen?