De eerste vraag is natuurlijk, hebben jullie al statuten of andere interne regels opgesteld?
Statuten zijn de interne regels van de vereniging. Die kunnen alleen gewijzigd worden op de manier zoals dat in de statuten staat beschreven. Dat geldt dus ook voor de wijziging waarbij je van informeel naar formeel overstapt. De procedure tot wijziging staat dus in jullie eigen statuten. Die staat niet in de wet. Meestal is de procedure als volgt. Het verenigingsbestuur doet een voorstel om de statuten te wijzigen. Dat voorstel stuurt zij aan de leden van de vereniging. De leden komen bij elkaar op een algemene vergadering waar vooraf dit agendapunt is geagendeerd. De leden moeten akkoord gaan met de wijziging.
Op dit punt verschillen de bestaande statuten per vereniging. Soms zijn er eisen aan het minimale aantal of percentage leden dat aanwezig moet zijn op de vergadering. Heel vaak moet er een bijzondere meerderheid, een zogeheten gekwalificeerde meerderheid, voor de wijziging stemmen. Ook zijn er meestal procedures voor het geval op de eerste vergadering niet aan deze eisen kan worden voldaan.
Hebben jullie geen statuten? Dan mag je zelf besluiten hoe je een beslissing neemt. Het blijft zo dat de leden het besluit moeten nemen.

Voor statuten moet je een doelstelling opnemen. Daarbij kan je aansluiten bij wat je op dit moment onderling hebt afgesproken. Nu moet die doelstelling zo zijn opgesteld dat die ook juridisch houdbaar zijn.
De doelstelling voor de statuten van de vereniging, de zogeheten statutaire doelstelling, zal straks door de notaris worden bekeken. Je moet proberen om de doelstelling in de statuten concreet te houden en tegelijk niet te beperkt. Van een te beperkte doelstelling kun je later last hebben. Een korte uitleg.
Regionale beperking. Je wilt iets gaan doen in Deventer. Als je in de statuten nu zou opnemen dat de doelstelling van de vereniging is beperkt tot een vereniging in Deventer, dan zit je daar voor altijd aan vast. Je mag namelijk als vereniging geen activiteiten uitvoeren die buiten de doelstelling van de vereniging vallen. Je kan het dan regionaal beter als volgt omschrijven: “een volkstuinvereniging in Deventer, of elders in Overijssel.”
Aard van de activiteiten. Je wilt iets gaan doen aan sport en spel. Als je de doelstelling te beperkt opschrijft dan kan je niet iets doen om bijvoorbeeld kinderen te helpen op een andere manier. Dus schrijf dan: “het organiseren van sport en spel, voorlichting of andere projecten.”

Het doel van de vereniging mag niet zijn het maken van winst. De vereniging streeft iets na om te bereiken, anders dan het verdienen van geld. Dat wil niet zeggen dat een vereniging geen winst kan maken op bepaalde activiteiten. De kantine van de voetbalclub is een bron van inkomsten. De winst moet echter besteed worden aan het doel en kan dus niet uitgekeerd worden aan de oprichters, bestuurders of leden. Is dat wel je doel, dan moet je een coöperatie oprichten.
Je moet bedenken hoe je als vereniging aan geld komt. Alle verenigingen vragen een bijdrage aan de leden, de zogeheten contributie. De vereniging moet op zoek naar subsidies, donaties en andere inkomsten. Schrijf deze op, ook hier liefst ruim geformuleerd. De inkomsten die je in de statuten hebt staan, zijn de bronnen die zijn toegestaan voor de vereniging. Je bent dus niet verplicht die ook daadwerkelijk te gebruiken. Dus de vereniging kan zijn inkomsten verkrijgen uit sponsoring, dat wil niet zeggen dat dit verplicht is, maar alleen dat het mogelijk is.

Als je toch de vereniging vastlegt, neem dan direct deze onderwerpen mee.
Bestuur. Wij gaan uit van een hele normale bestuursstructuur. Wel heeft het verenigingsbestuur de bevoegdheid om commissies in te stellen. Ons advies is ook om het bestuur niet te groot te maken. Hoe groter het bestuur, hoe langer de vergaderingen duren en hoe moeilijker het nemen van besluiten is. Maak liever ad hoc een commissie om meer mensen bij de vereniging te betrekken. Daarvoor kun je ook gebruik maken van een huishoudelijk reglement.
Hoeveel bestuurders? Het bestuur van een vereniging bestaat in ieder geval minimaal uit twee personen, maar minimaal drie is het meest gangbaar. Omdat jullie al een bestaande vereniging zijn, zal het meestal zo zijn dat de huidige bestuursleden aanblijven.
Zittingsduur bestuurders. Mogen de bestuurders voor eeuwig zitten? Als je een vereniging met alleen bekenden opricht vermoedelijk wel. Maar je kan ook een beperking opnemen aan de zittingsduur. Daarbij kun je dan ook bepalen dat de termijn bijvoorbeeld eenmaal kan worden verlengd. Om te voorkomen dat iedereen tegelijk weg moet, staat in de statuten dat het bestuur een schema opstelt.
Beloning bestuurders. Er zijn verschillende vergoedingen mogelijk. De eerste is standaard, de bestuurders kunnen hun onkosten die ze voor de vereniging maken declareren. Denk aan reiskosten of andere directe uitgaven. De tweede vorm is dat er een vergoeding is voor de bestuurders. Deze vergoeding is voor de tijd en moeite die de bestuurders investeren in de vereniging. De fiscus kent een vrijstelling voor vrijwilligers, je vindt de actuele cijfers op de site van de Belastingdienst.
Boekjaar. Een boekjaar loopt normaal gesproken van 1 januari tot 31 december. Je kan kiezen voor een andere looptijd. Bijvoorbeeld om het boekjaar gelijk te laten lopen met het seizoen van een sportvereniging. Dan loopt de begroting gelijk met het sportjaar.
Vergaderen. De nieuwe statuten maken het mogelijk dat je ook op andere manieren kan vergaderen. Bijvoorbeeld dat de oproep voor een vergadering niet meer via de post hoeft maar gewoon via de mail kan worden verzonden. Ook is het mogelijk om elektronisch te stemmen. Let op, dat is dus niet verplicht, de statuten zijn erop voorbereid dat dit mogelijk is.

ANBI of SBBI. Alleen formele verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid komen in aanmerking voor fiscale tegemoetkomingen. Het kan zijn dat je straks inkomsten wilt halen uit donaties. Er zijn twee verschillende fiscale statussen die hierbij van pas kunnen komen. De ANBI status is de meest interessante. De donateurs kunnen dan de giften aftrekken van de belasting. Om de ANBI status te ontvangen moet je als vereniging wel aan wat eisen voldoen.
Een SBBI is eigenlijk een zeer lichte vorm van ANBI. De giften aan een SBBI zijn voor de donateur niet aftrekbaar. De SBBI is zelf geen schenkbelasting verschuldigd. Bij elke gift moet opnieuw de SBBI status worden aangevraagd.

Het besluit van de ALV moet vastgelegd in notulen. Een model van die notulen staat op onze zustersite verenigingen.nl. Hierna wijst het bestuur één van hen aan om de zaak bij de notaris te regelen. Op die manier spaar je op de kosten, er is dan namelijk slechts 1x ID controle noodzakelijk.